ПФУ визначив термін для оцифрування паперових трудових книжок

Дані з трудових книжок потрібно перенести в електронний формат і передати до Пенсійного фонду до 10 червня 2026 року. У ПФУ попереджають: без цифрових копій можуть виникнути труднощі з підтвердженням стажу та призначенням пенсії.

Пенсійний фонд установив кінцеву дату для переведення паперових трудових книжок у цифровий вигляд — до 10 червня 2026 року. Про це повідомили в Пенсійному фонді України в Донецькій області. У відомстві зазначають, що відсутність оцифрованих документів у майбутньому може ускладнити підтвердження трудового стажу, а отже — і оформлення пенсійних виплат.

Електронна трудова книжка є цифровим аналогом паперової. Вона поступово замінює традиційний облік, а інформація зберігається в Пенсійному фонді, що, за поясненням ПФУ, знижує ризик втрати або пошкодження документів і спрощує фіксацію трудової діяльності.

У фонді додають, що оцифрування дозволяє переглядати страховий стаж онлайн, убезпечити дані та в перспективі перейти до автоматичного призначення пенсії без особистого звернення. При цьому в системі страховий стаж відображається з 1 січня 2004 року — від моменту набрання чинності законом про загальнообов’язкове державне пенсійне страхування. Періоди роботи до 2004 року також зараховуються, але їх потрібно підтвердити, завантаживши сканкопії відповідних документів.

Для подання відомостей ПФУ визначив технічні вимоги. Необхідно підготувати кольорові скани всіх заповнених сторінок у хронологічному порядку, щоб чітко проглядалися записи, підписи та печатки. Файли приймають у форматах .jpg або .pdf, розмір кожного — до 1 Мб, рекомендована роздільна здатність — 300 dpi.

Передати трудову книжку в електронному вигляді може як працівник, так і роботодавець. У ПФУ наголошують: до визначеної дати — 10 червня 2026 року — паперові трудові мають бути оцифровані відповідно до чинних правил.

Також у фонді нагадали порядок дій для роботодавців, які подають сканкопії через вебпортал електронних послуг ПФУ. Для цього потрібно зайти в кабінет страхувальника, авторизуватися за допомогою КЕП або токена, у розділі «Комунікації з ПФУ» обрати сервіс «Відомості про трудову діяльність робітника», заповнити форму (РНОКПП і ПІБ працівника) та виконати пошук. Після цього додаються файли зі сканами, звернення підписується КЕП і надсилається до Пенсійного фонду. Результат оцифрування пропонують перевіряти в першому розділі на вкладці «Відомості про трудові відносини».